Delivery Order (DO)

Delivery Order (DO) adalah dokumen perintah resmi dalam proses logistik yang dibuat oleh penjual untuk menginstruksikan ekspedisi mengirim barang ke pembeli. Secara harfiah, delivery order artinya surat perintah pengiriman barang. Delivery order adalah dokumen yang berisi surat perintah penyerahan barang pesanan oleh pembeli. Dokumen ini biasanya disiapkan oleh bagian gudang atau penjual setelah ada kesepakatan jual beli, dan dijadikan acuan dalam proses pengiriman. Sebagai ilustrasi, DO sebagai surat perintah penyerahan barang yang ditujukan ke bagian gudang perusahaan. Dengan demikian, DO memuat informasi lengkap tentang produk, jumlah, penerima, dan jadwal kirim, sehingga semua pihak (penjual, ekspedisi, pembeli) memiliki panduan yang jelas saat mengirim barang. Delivery order berisi perintah pengiriman barang yang dibuat oleh penjual agar barang dapat dikirimkan ke pembeli sesuai dengan kesepakatan. Dengan definisi tersebut, DO menjadi bagian penting dalam sistem distribusi barang di berbagai industri, mulai dari manufaktur dan logistik hingga retail.

 

DO tidak hanya berfungsi sebagai surat perintah pengiriman, tetapi juga sebagai bukti dokumentasi transaksi. Dokumen ini membantu pencatatan rinci setiap pengiriman, termasuk jenis barang, jumlah, alamat pengirim dan penerima, serta tanggal pengiriman. Keberadaan DO memastikan tidak ada kesalahpahaman terkait stok atau jumlah barang, karena detail tersebut sudah tercatat. Oleh karena itu, dalam rantai pasok perusahaan, delivery order sangat penting untuk memberikan informasi terkait barang kepada pengirim, supplier, dan penerima. Dengan adanya DO, penjual memiliki bukti tertulis bahwa pesanan telah diproses dan dikirimkan sesuai perjanjian, sehingga meminimalkan risiko perselisihan atau klaim di kemudian hari.

 

Proses dan Alur Dokumen Delivery Order

Proses pembuatan dan penggunaan Delivery Order melibatkan beberapa tahapan kunci dalam sistem logistik. Setiap langkah mencakup koordinasi antara pembeli, penjual, gudang, dan ekspedisi. Tahapan umum DO adalah sebagai berikut:

Permintaan Order: Pembeli atau pihak pemesan mengajukan permintaan pengiriman kepada supplier dengan detail produk, jumlah, dan tanggal yang dibutuhkan. Supplier memeriksa ketersediaan stok, lalu mengkonfirmasi pesanan tersebut.

• Pemeriksaan & Persiapan Barang: Setelah permintaan disetujui, bagian gudang atau pemasok memeriksa stok, kualitas, dan jumlah barang yang akan dikirim. Barang disiapkan dan dikemas sesuai standar operasional.
• Penerbitan Delivery Order: Setelah barang siap, supplier mengeluarkan dokumen DO yang memuat informasi lengkap pengiriman – seperti nomor DO unik, detail produk, alamat pengirim dan penerima, serta jadwal pengiriman. DO ini menjadi arahan resmi bagi ekspedisi.
• Pengiriman Barang: Barang yang telah dikemas dikirim oleh jasa ekspedisi sesuai jadwal. Kurir membawa surat jalan yang dirancang berdasarkan informasi DO.
• Penerimaan Barang: Setelah sampai di tujuan, pihak penerima (pembeli atau gudang) memeriksa jumlah dan kondisi barang. Jika sesuai, penerima menandatangani DO sebagai bukti serah terima. Jika ada kekurangan atau kerusakan, penerima segera melaporkannya kepada pihak pengirim.
• Penyelesaian Dokumen: Setelah ditandatangani, DO dianggap selesai dan dicatat sebagai bukti pengiriman. Dokumen ini lalu diarsipkan untuk keperluan pencatatan, pelacakan, dan audit.
• Pelacakan Pengiriman: Selama proses ini, nomor DO (atau nomor resi) bisa digunakan untuk melacak status pengiriman. Dengan begitu, pengiriman dapat dipantau hingga barang tiba di tangan penerima.

 

Setelah barang diterima dan DO ditandatangani, tahap selanjutnya biasanya penerbitan invoice atau faktur penjualan. Dalam praktiknya, invoice baru dibuat setelah DO selesai (setelah pembeli menerima barang). Ini menunjukkan bahwa DO dan invoice memiliki fungsi berbeda: DO fokus pada aspek pengiriman, sedangkan invoice fokus pada pembayaran.

 

Peran Delivery Order dalam Rantai Pasok

Delivery Order memainkan peran krusial dalam memastikan kelancaran rantai pasok dan distribusi barang. Berikut beberapa peran pentingnya:

• Dokumen Pengiriman dan Pencegah Kesalahan: DO memuat informasi lengkap pengiriman seperti jenis barang, jumlah, alamat, dan jadwal. Informasi ini berfungsi sebagai bukti pengiriman yang mencegah kesalahpahaman terkait stok di kemudian hari. Dengan adanya DO, selisih jumlah barang dapat segera teridentifikasi, sehingga tindakan korektif dapat dilakukan dengan cepat.
• Koordinasi yang Efisien: Karena DO mencantumkan data pengirim, penerima, dan detil barang, pihak ekspedisi, gudang, dan pembeli tidak perlu bertukar informasi berulang kali. Hal ini membuat proses pengiriman lebih efektif dan efisien. Mas Software menjelaskan bahwa informasi lengkap dalam DO membantu pihak terkait mengetahui status pengiriman tanpa perlu komunikasi tambahan.
• Dokumen Resmi dan Administratif: DO seringkali menjadi dokumen pelengkap dalam administrasi perusahaan. Sebagai contoh, DO dianggap dokumen pelengkap faktur pajak yang berupa surat perintah penyerahan barang pesanan. Dengan status ini, DO mendukung kepatuhan perpajakan dan pencatatan pembelian. Selain itu, DO juga menjadi bukti resmi bahwa penjual sudah memproses pesanan kepada ekspedisi secara rinci.

• Mempercepat Distribusi: penggunaan DO mempercepat alur distribusi stok barang dalam berbagai bisnis. Dengan dokumen terstandarisasi, proses pengiriman menjadi lebih terpantau dan cepat. DO membuat alur distribusi lebih efisien karena setiap pihak sudah mengetahui langkah-langkah selanjutnya dalam rantai pasok.

 

Secara keseluruhan, DO menjembatani komunikasi antara penjual dan pengirim, mengoptimalkan proses pengiriman, serta memberikan jaminan dokumentasi yang kuat dalam logistik.

 

Contoh Penerapan Delivery Order dalam Bisnis

Berikut beberapa contoh penerapan DO dalam aktivitas sehari-hari bisnis:

• E-commerce dan Ritel: Dalam jual beli online, DO membuat pelanggan tidak perlu datang ke toko fisik. Sebagai contoh, penggunaan DO memudahkan pelanggan memesan barang secara online dan menerima kiriman tanpa harus ke toko offline. Penjual online biasanya mengeluarkan DO kepada jasa kurir untuk menjemput barang dari gudang dan mengirimkannya ke alamat pembeli.
• Distribusi Manufaktur: Sebuah pabrik atau distributor yang mengirim produk ke beberapa cabang atau pengecer juga menerapkan DO. Misalnya, jika toko buku memesan 40 eksemplar buku dari penerbit, penerbit akan membuat DO berisi perintah pengiriman 40 buku tersebut ke alamat toko. DO ini dipegang oleh ekspedisi sebagai panduan pengiriman.
• Pengiriman Antar Gudang: Dalam perusahaan yang memiliki lebih dari satu gudang, DO digunakan untuk memindahkan stok antar lokasi. Misalnya, DO diterbitkan saat memindahkan barang dari gudang pusat ke gudang cabang, memuat daftar barang dan jumlahnya agar proses penerimaan di gudang tujuan lebih mudah dan tercatat.

• Pengiriman Pesanan Khusus: Bagi perusahaan manufaktur, DO digunakan saat mengirim pesanan khusus. Misalnya, PT Mustika Ayu mengeluarkan DO kepada kurir untuk mengirimkan stok kosmetik ke pelanggan di luar kota, lengkap dengan instruksi seperti jadwal pengiriman dan kondisi.

 

Dalam semua contoh di atas, DO menjadi acuan bagi ekspedisi untuk melakukan pengiriman sesuai pesanan. Dokumen ini memastikan semua pihak memahami detail pesanan sehingga pengiriman dapat terlaksana tepat waktu dan sesuai permintaan.

 

Perbedaan Delivery Order dengan Dokumen Lain

Meskipun sering disamakan, Delivery Order berbeda dengan dokumen pengiriman lainnya seperti surat jalan maupun dokumen keuangan seperti invoice. Perbedaan utama meliputi:

• Surat Jalan: Surat jalan adalah dokumen pendamping barang yang bersifat legal dan biasanya dibawa kurir saat melintas di jalan. Surat jalan berfungsi sebagai bukti pengiriman barang kepada pembeli berdasarkan kesepakatan. Sebaliknya, delivery order adalah dokumen perintah pengiriman dari penjual kepada jasa ekspedisi, dan biasanya tidak wajib dibawa kurir ke lapangan. Dengan kata lain, surat jalan lebih berperan sebagai bukti fisik pengiriman, sedangkan DO berperan sebagai instruksi internal pengiriman.
• Invoice (Faktur): Invoice adalah dokumen penagihan yang diterbitkan penjual kepada pembeli untuk permintaan pembayaran. Invoice baru dibuat setelah barang diterima pembeli. Sebagaimana dicatat Snapy, invoice biasanya dibuat setelah delivery order selesai (setelah penerimaan barang). Jadi, invoice berkaitan dengan aspek pembayaran dan pelaporan keuangan, sedangkan delivery order hanya berkaitan dengan proses pengiriman.
• Dokumen Lainnya: Selain itu, ada pula dokumen seperti delivery note (packing slip) yang berbeda dengan DO. DO lebih bersifat perintah internal untuk pengiriman, sementara dokumen lain mungkin lebih berfokus sebagai tanda terima penerimaan barang atau dokumentasi pengiriman kepada pihak penerima.

Dengan mengetahui perbedaan ini, pelaku usaha dapat menggunakan masing-masing dokumen secara tepat sesuai fungsinya, sehingga arus logistik dan administrasi perusahaan tetap terorganisir dengan baik.

 

Pentingnya Delivery Order bagi Pelaku Usaha

Bagi pelaku usaha, terutama di bidang manufaktur, perdagangan, dan logistik, keberadaan Delivery Order sangat penting. Berikut beberapa alasannya:

• Rekam Jejak Pengiriman: DO berfungsi sebagai bukti resmi bahwa pengiriman telah dilakukan sesuai pesanan. Dengan DO, penjual dan pembeli memiliki dokumentasi tertulis tentang apa saja yang dikirim, kapan, dan kepada siapa. Hal ini sangat berharga jika terjadi perselisihan (misalnya barang kurang atau rusak) karena ada data pendukung untuk klaim.
• Kepatuhan Administrasi dan Pajak: Dalam bisnis yang terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP), DO menjadi salah satu dokumen pelengkap faktur pajak. Penggunaan DO yang benar membantu kelengkapan administrasi dan pelaporan pajak. Sebagai dokumen resmi, DO juga memperkuat catatan pembelian dan penjualan perusahaan.
• Efisiensi Operasional: Dengan DO, proses picking, packing, dan pengiriman barang menjadi lebih terorganisir. Pihak gudang dan ekspedisi mendapat instruksi jelas tentang pesanan yang harus disiapkan. Hal ini mempercepat alur distribusi persediaan dan mengurangi potensi kesalahan.
• Kepuasan Pelanggan: Karena DO membantu pengiriman tepat waktu dan sesuai pesanan, pelanggan cenderung lebih puas. Mereka bisa melacak pengiriman melalui nomor resi yang tercantum di DO, sehingga merasa lebih aman dan percaya bahwa barang mereka akan sampai sesuai harapan.

 

Secara keseluruhan, Delivery Order membantu pelaku usaha menjaga akurasi pengiriman, mendukung administrasi, serta meningkatkan efisiensi dan kepuasan pelanggan. Mengintegrasikan DO dalam sistem bisnis dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi risiko masalah pengiriman di masa mendatang